Assistente de Operações

Seção: Descrição e responsabilidades

Horário: 8h00-18h00
Nível: profissional
Regime de contratação: efetivo CLT

1. Objetivo da posição: atuar na organização e execução das atividades operacionais que antecedem e acompanham o processamento laboratorial, assegurando o adequado fluxo de kits de coleta, materiais, amostras e informações entre as áreas comercial, compras e laboratório. O profissional será responsável pela preparação e conferência de kits de coleta, recebimento e conferência inicial de amostras, controle de materiais e insumos, acompanhamento de prazos críticos e realização dos registros necessários no sistema de gestão laboratorial, contribuindo para a rastreabilidade, organização e continuidade das atividades do laboratório. As atividades deverão ser realizadas de acordo com os procedimentos, instruções de trabalho, critérios de aceitação e demais documentos estabelecidos pelo sistema de gestão da qualidade. Observação: o profissional realizará a conferência e o encaminhamento das amostras conforme critérios previamente estabelecidos.

Seção: Principais responsabilidades

• 2.1. Recebimento, conferência e rastreabilidade de amostras: realizar o recebimento e a conferência inicial das amostras enviadas ao laboratório. Verificar, conforme critérios estabelecidos, a identificação, integridade, volume, recipiente, condições de transporte, conservação e demais requisitos aplicáveis às amostras. Conferir a correspondência entre amostra, solicitação de serviço, documentação e cadastro no sistema. Registrar o recebimento e demais informações necessárias no sistema LIMS (Metroex), assegurando a rastreabilidade da amostra. Identificar e comunicar imediatamente à área responsável qualquer divergência, ausência de informação, avaria ou condição que possa comprometer o processamento da amostra. Reportar à área técnica as situações que demandem avaliação ou decisão técnica quanto à aceitação, rejeição ou tratamento da amostra. Manter as amostras organizadas e encaminhá-las aos setores responsáveis de acordo com os fluxos estabelecidos.
• 2.2. Controle de prazos e holding time: monitorar os prazos de preservação e holding time das amostras recebidas. Identificar amostras com prazos críticos e sinalizar antecipadamente à equipe técnica e aos responsáveis pelo planejamento das análises. Organizar o fluxo de encaminhamento das amostras de acordo com as prioridades estabelecidas nos procedimentos internos. Registrar ou comunicar ocorrências relacionadas a prazos analíticos, conforme os procedimentos aplicáveis. Não realizar alterações ou exceções aos critérios técnicos de prazo sem orientação e autorização do responsável definido pelo laboratório.
• 2.3. Preparação e controle de kits de coleta: montar kits de coleta de acordo com os requisitos definidos para cada tipo de serviço ou análise. Conferir a quantidade, identificação, validade, integridade e condições adequadas dos frascos, conservantes, materiais auxiliares e documentos aplicáveis. Verificar as condições de armazenamento dos materiais utilizados na preparação dos kits. Utilizar checklist ou outro registro definido pelo laboratório para a conferência dos kits. Realizar a conferência final dos kits antes da disponibilização ou envio ao cliente. Manter os kits organizados e identificados, evitando misturas ou utilização indevida de materiais. Comunicar imediatamente eventuais faltas, vencimentos, avarias ou inadequações identificadas durante a montagem dos kits.
• 2.4. Controle de estoque e insumos: receber, conferir e registrar materiais, consumíveis e demais insumos sob sua responsabilidade. Monitorar continuamente os níveis de estoque e validade dos produtos considerando os níveis mínimos previamente definidos. Aplicar os critérios de organização e utilização de materiais definidos pelo laboratório, incluindo FEFO (primeiro que vence, primeiro que sai), quando aplicável. Identificar antecipadamente necessidades de reposição e comunicar à área de compras. Acompanhar as necessidades de materiais considerando o consumo, estoque disponível e prazos de aquisição. Manter a organização física e sistêmica dos estoques sob sua responsabilidade e comunicar divergências.
• 2.5. Registros e sistemas: operar diariamente o sistema LIMS (Metroex) nas atividades relacionadas à sua função. Realizar registros de entrada de amostras, movimentações, conferências e demais informações necessárias à rastreabilidade. Manter atualizados os controles de estoque e demais registros sob sua responsabilidade. Utilizar Microsoft Office, Google Workspace, Google Sheets e Google Calendar nas atividades administrativas e operacionais. Manter os registros organizados, atualizados e disponíveis conforme os procedimentos internos. Comunicar imediatamente erros ou divergências identificados nos registros, evitando correções informais ou sem rastreabilidade.
• 2.6. Descarte e destinação de amostras: realizar a segregação e o encaminhamento para descarte das amostras após o cumprimento do período de retenção estabelecido. Executar o descarte conforme os procedimentos internos e requisitos de segurança aplicáveis. Reportar à área técnica ou à qualidade qualquer situação em que haja dúvida quanto à retenção, descarte ou tratamento da amostra. Não realizar descarte de amostras que estejam vinculadas a não conformidades, reclamações, investigações ou outras situações especiais sem a autorização definida nos procedimentos internos.
• 2.7. Interface entre as áreas: manter comunicação objetiva e organizada com as áreas comercial, compras e laboratório. Comunicar ao comercial eventuais pendências identificadas no recebimento das amostras, respeitando os critérios de aceitação estabelecidos pelo laboratório. Informar à área de compras as necessidades de reposição de materiais dentro dos níveis e prazos definidos. Sinalizar à equipe técnica situações que possam comprometer prazos, integridade das amostras ou continuidade das análises. Contribuir para a identificação antecipada de gargalos operacionais. Atuar como elo operacional entre as áreas, sem alterar requisitos técnicos ou critérios de aceitação estabelecidos pelo laboratório.

O profissional deverá, portanto, contribuir para que o fluxo: Comercial -> Kit de coleta -> Cliente -> Recebimento -> Conferência -> Registro -> Controle de prazo -> Área técnica, ocorra de forma organizada, rastreável e conforme os procedimentos do sistema de gestão da qualidade da SPR.

Seção: Requisitos

• Ensino médio completo.
• Formação técnica ou superior em áreas relacionadas a laboratório, química, meio ambiente, biologia, administração ou logística será considerada diferencial.
• Experiência prévia em rotinas laboratoriais, logística laboratorial, recebimento de amostras ou atividades correlatas.
• Familiaridade com conceitos relacionados a amostras laboratoriais, conservação, validade, identificação e holding time.
• Conhecimento básico de controle de estoque e organização de materiais.
• Conhecimento de sistemas informatizados e facilidade para trabalhar com registros e controles.
• Domínio do pacote Office.
• Conhecimento de Google Workspace, especialmente Google Sheets e Google Calendar.
• Experiência com sistemas LIMS será considerada diferencial.
• Conhecimento com o sistema Metroex será considerada diferencial.
• Obs.: residir preferencialmente em São José do Rio Preto, SP.

Seção: Competências que poderão ser desenvolvidas internamente:

Não é necessário que o candidato domine previamente todos os procedimentos técnicos específicos do laboratório. Conhecimentos relacionados aos critérios de recebimento, preparação dos kits, registros no LIMS, procedimentos internos e particularidades dos serviços da SPR serão desenvolvidos por meio de treinamento e capacitação.

Seção: Competências comportamentais

• Organização e gestão de tempo: capacidade de organizar demandas simultaneas, priorizando atividades de acordo com prazos e procedimentos.
• Atenção aos detalhes: capacidade de identificar divergências em documentos, amostras, materiais, quantidades, identificações, validade e prazos.
• Rigor operacional: capacidade de seguir procedimentos, instruções de trabalho, checklists e critérios estabelecidos, evitando atalhos ou improvisações mesmo diante de situações de urgência.
• Comunicação: capacidade de transmitir informações de forma objetiva, clara e tempestiva, especialmente na comunicação entre comercial, compras e laboratório.
• Visão proativa: capacidade de identificar antecipadamente riscos de falta de materiais, vencimentos, atrasos, pendências ou gargalos operacionais e comunicá-los aos responsáveis.
• Trabalho sob pressão: capacidade de manter precisão, organização e cumprimento dos procedimentos mesmo diante de demandas simultâneas, alto volume de atividades e prazos curtos.
• Ética e confiabilidade: compromisso com a correta execução das atividades, qualidade dos registros, rastreabilidade das informações e cumprimento dos procedimentos de segurança.

Seção: Limites de responsabilidade

O profissional deverá executar as atividades de acordo com os procedimentos e critérios estabelecidos pelo laboratório. Não fazem parte de sua autonomia: alterar critérios técnicos de aceitação ou rejeição de amostras; realizar exceções aos procedimentos, prazos ou critérios de holding time sem orientação do responsável; prestar informações técnicas de uma solicitação de serviço sem autorização; descarte de amostras submetidas a retenção especial, investigação, reclamação ou não conformidade sem a devida avaliação técnica do analista, responsável técnico ou responsável pela qualidade.